Polityka sprawdzania kontrahentów w całej firmie
Polityka sprawdzania kontrahentów to jedna zasada dla wszystkich działów: przed pierwszą fakturą z terminem albo zaliczką ktoś tworzy raport o firmie, zapisuje decyzję i jej powód we własnej dokumentacji firmy. RaportKontrahenta daje do tego raport z werdyktem, bez konta i bez opłat.
Rachunek
Ile kosztuje jedna niezapłacona faktura
Poniżej przykład rachunku na naszych założeniach, nie dane z rynku. Podstaw własne liczby: średnią fakturę dla nowego odbiorcy i swoją marżę.
Przy marży 10 procent, żeby odrobić stratę jednej niezapłaconej faktury, firma musi sprzedać dziesięć razy tyle. To dlatego polityka kredytu kupieckiego zaczyna się od sprawdzenia, a nie od windykacji.
- Faktura netto dla nowego odbiorcy
- 40 000 zł
- Marża na sprzedaży
- 10%
- Sprzedaż potrzebna, żeby odrobić stratę
- 400 000 zł
- Czas sprawdzenia firmy przed umową
- kilkanaście sekund
Wdrożenie polityki
Jak zapisać zasadę, którą da się wyegzekwować
Polityka na papierze nie działa, jeśli sprawdzenie trwa godzinę. Raport trwa kilkanaście sekund, więc zasada jest wykonalna nawet przy pilnym zamówieniu.
Próg
Każdy nowy odbiorca, każda zaliczka dla nowego dostawcy i każda faktura powyżej ustalonej kwoty wymaga raportu.
Decyzja z notatką
Osoba sprawdzająca wybiera termin, przedpłatę albo odmowę i zapisuje ją w dokumentacji firmy razem z datą raportu i werdyktem.
Wyjątki z podpisem
Zapisz w polityce, że termin przy czerwonym werdykcie zatwierdza właściciel albo finanse, z podpisem pod notatką.
Ponowne sprawdzenie
Przy każdym większym zamówieniu i co kwartał u stałych odbiorców z terminem ktoś sprawdza firmę ponownie.
Kryteria, które warto wpisać do polityki, opisujemy na stronie o tym, czym jest ocena wiarygodności kontrahenta. Zasada koloru raportu jest jawna, zobacz jak powstaje werdykt raportu.
Audyt
Rejestr decyzji we własnej dokumentacji firmy
Audytor i rada nadzorcza pytają, kto dał termin i dlaczego. Wystarczy prosty rejestr w arkuszu albo systemie firmy: kontrahent, data sprawdzenia, werdykt, decyzja, notatka i rola osoby decydującej. Poniżej przykład takiego zapisu.
Role w polityce
Kto sprawdza, kto zatwierdza, kto pilnuje
Polityka działa, gdy każdy wie, co do niego należy. Ten podział sprawdza się w firmach handlowych, produkcyjnych i usługowych.
Sprzedaż sprawdza
Handlowiec tworzy raport przed pierwszą fakturą z terminem i zapisuje decyzję w rejestrze.
Finanse zatwierdzają
Termin przy bursztynowym werdykcie i limit kredytu kupieckiego powyżej progu zatwierdza dział finansów.
Właściciel decyduje o wyjątkach
Termin przy czerwonym werdykcie tylko z podpisem właściciela albo zarządu i notatką z powodem.
Kontrola raz na kwartał
Ktoś spoza sprzedaży porównuje rejestr decyzji z fakturami z terminem i sprawdza, czy zasada jest przestrzegana.
Jak korzystać
Bez konta i bez opłat dla całego zespołu
Każda osoba w firmie wpisuje NIP albo nazwę i od razu widzi pełny raport z werdyktem. Nie trzeba zakładać kont, zapraszać zespołu ani niczego kupować.
Z jednego adresu można otworzyć do 20 raportów na dobę. Inne pytanie? Złóż wniosek przez formularz.
| Co zapisać w polityce | Przykład |
|---|---|
| Próg sprawdzenia | każdy nowy odbiorca i faktura powyżej 10 000 zł |
| Zielony werdykt | standardowy termin |
| Bursztynowy werdykt | krótszy termin albo część z góry |
| Czerwony werdykt | przedpłata, wyjątek tylko z podpisem zarządu |
| Gdzie zapisać decyzję | rejestr decyzji w dokumentacji firmy |
| Ponowne sprawdzenie | co kwartał i przed większym zamówieniem |
Pytania
Pytania zarządu i działu finansów
Czy raport zastępuje analizę finansową kontrahenta?
Nie. Raport sprawdza status w rejestrach, VAT, KRZ, aktywne długi i opinie o płatnościach. Przy dużych limitach kredytu kupieckiego warto dołożyć analizę sprawozdań.
Czy zespół potrzebuje kont?
Nie. Raport jest bez konta i bez opłat, więc każda osoba w firmie sprawdza kontrahenta od razu. Z jednego adresu można otworzyć do 20 raportów na dobę.
Gdzie zapisywać decyzje o terminie?
We własnej dokumentacji firmy: w arkuszu, systemie sprzedaży albo księgowym. Zapisz kontrahenta, datę raportu, werdykt, decyzję, notatkę i osobę, która zdecydowała.
Jak często sprawdzać stałych odbiorców?
Co najmniej raz na kwartał u odbiorców z terminem płatności i zawsze przed zamówieniem większym niż zwykle. Sytuacja firmy potrafi zmienić się w kilka tygodni.
Czy kontrahenci widzą, że ich sprawdzamy?
Nie. Raport widzi tylko osoba, która go otworzyła. Kontrahent nie dostaje żadnego powiadomienia.
Sprawdź jednego kontrahenta, zanim wdrożysz zasadę
Raport działa bez konta i bez opłat. Zobacz werdykt na NIP, który właśnie leży na biurku działu sprzedaży.