Jak sprawdzić czy firma istnieje po NIP albo nazwie
Wpisz NIP z faktury, oferty albo maila, zanim zrobisz pierwszy przelew. Raport potwierdzi, że firma jest w rejestrze, nie jest zawieszona ani wykreślona, ma czynny VAT, i pokaże, czy ktoś już czeka na jej pieniądze.
NIP, REGON, KRS albo nazwa. Raport działa bez konta i bez opłat, sprawdzana firma nie dostaje powiadomienia.
Kontrahent
Hurtownia sp. z o.o.
NIP 52•• ••• •• 81 · KRS 00007••••• · działa od 5 miesięcy
Do sprawdzenia przed terminem płatności
Krótszy termin albo część z góry.
- Czynny podatnik VAT na białej liście
- Brak postępowania w KRZ
- Firma działa krócej niż pół roku
- 3 z 5 opinii mówią o opóźnieniach
W skrócie
Jak sprawdzić, czy firma istnieje
Istnienie firmy w Polsce sprawdzasz po NIP w dwóch rejestrach: jednoosobową działalność w CEIDG, spółkę w KRS. Firma istnieje, gdy ma wpis ze statusem aktywnym, a nie zawieszonym czy wykreślonym. Przed przelewem dołóż białą listę VAT, bo to ona potwierdza, że numer konta z faktury naprawdę należy do tej firmy.
Wpis w rejestrze to minimum, a nie dowód, że kontrahent zapłaci albo dostarczy towar. Dlatego raport obok danych z rejestru pokazuje też Krajowy Rejestr Zadłużonych, aktywne długi zgłoszone przez wierzycieli i opinie innych firm o płatnościach.
Co potwierdzić
Pięć dowodów, że firma istnieje naprawdę
Sam numer NIP na fakturze niczego nie dowodzi. Oszust może go wymyślić, pożyczyć od prawdziwej spółki albo podać numer firmy, która od dwóch lat nie działa. Każdy z punktów poniżej łapie inny z tych przypadków.
Poprawny numer NIP
Dziesiąta cyfra NIP to suma kontrolna liczona z dziewięciu poprzednich. Numer z literówką albo wymyślony od zera zwykle jej nie przechodzi, więc formularz odrzuci go od razu.
Wpis w CEIDG albo KRS
Jednoosobowa działalność i wspólnicy spółki cywilnej są w CEIDG, spółki handlowe, fundacje i stowarzyszenia w KRS. Brak wpisu w obu rejestrach przy fakturze VAT to sygnał do przerwania rozmowy.
Status aktywny
W CEIDG wpis bywa aktywny, zawieszony albo wykreślony, w KRS spółka może być w likwidacji albo wykreślona. Zawieszona firma nie może legalnie sprzedawać ani wystawiać faktur za ten okres.
Czynny podatnik VAT
Wykaz podatników VAT, czyli biała lista, pokazuje status na wybrany dzień. Firma wykreślona z VAT wystawiająca fakturę z podatkiem to kłopot także dla Ciebie przy odliczeniu.
Rachunek zgłoszony w urzędzie
Konto z faktury powinno być na białej liście przy tym samym NIP. Przy płatności powyżej 15 000 zł brutto przelew na rachunek spoza wykazu ma skutki podatkowe dla płacącej firmy.
Zgodne dane kontaktowe
Nazwa, adres i osoby z rejestru powinny zgadzać się z tym, co widzisz w ofercie i mailu. Inna domena poczty niż strona firmy albo numer telefonu, którego nie ma nigdzie indziej, to typowy ślad podszycia.
Uwaga na podszycie
Firma istnieje, ale czy to z nią rozmawiasz
Najczęstsze wyłudzenie towaru w handlu B2B nie polega na wymyśleniu firmy. Oszust bierze dane prawdziwej spółki z dobrą historią, zakłada podobną domenę poczty i składa zamówienie w jej imieniu. Rejestr pokaże wtedy firmę aktywną, z czynnym VAT, bo ta firma naprawdę istnieje.
-
Adres dostawy inny niż siedziba i oddziały
Towar ma jechać do magazynu wynajętego na tydzień albo na parking. Prawdziwy kupiec zwykle odbiera tam, gdzie prowadzi działalność.
-
Telefon spoza strony firmy
Zadzwoń na numer ze strony internetowej spółki, a nie z podpisu maila, i zapytaj, czy zamówienie jest od nich.
-
Pośpiech i duży koszyk na termin
Pierwsze zamówienie od razu na kilkadziesiąt tysięcy złotych z terminem 30 albo 60 dni to klasyczny wzór, zwłaszcza w piątek po południu.
-
Świeża zmiana zarządu albo adresu
Spółkę przejętą tuż przed wyłudzeniem widać w KRS po nowym prezesie i nowej siedzibie sprzed kilku tygodni.
Jak to działa
Sprawdzenie istnienia firmy w czterech krokach
-
01
Wpisujesz numer albo nazwę
NIP z faktury, REGON, numer KRS albo nazwę z oferty. Przy nazwie wybierasz właściwą firmę z listy, bo podobnie nazwanych spółek bywa kilkanaście.
-
02
Sprawdzamy rejestry
CEIDG albo KRS ze statusem i datą wpisu, wykaz podatników VAT z rachunkami i Krajowy Rejestr Zadłużonych.
-
03
Porównujesz dane
Nazwa, adres, osoby reprezentujące i rachunek z raportu kontra to, co dostałeś w mailu i na fakturze. Każda różnica to pytanie do kontrahenta.
-
04
Decydujesz o płatności
Przelew, zaliczka albo przedpłata. Przy werdykcie czerwonym albo niezgodnym rachunku wstrzymujesz płatność, zanim pieniądze wyjdą z konta.
Gdzie sprawdzić
Gdzie sprawdzić czy firma istnieje i co pokaże każdy rejestr
Wszystkie rejestry państwowe są bezpłatne i każdy możesz przejrzeć sam. Różnią się zakresem, więc przy nowym kontrahencie zwykle trzeba otworzyć dwa albo trzy z nich.
| Źródło | Kogo obejmuje i co pokazuje | Czego nie pokaże |
|---|---|---|
| CEIDG | Jednoosobowe działalności i wspólników spółek cywilnych: status, datę rozpoczęcia, adres, PKD, zawieszenia | Spółek z KRS i niczego o płatnościach |
| KRS | Spółki handlowe, fundacje, stowarzyszenia: zarząd, sposób reprezentacji, likwidację, historię zmian | Jednoosobowych działalności i opinii kontrahentów |
| Rejestr REGON | Każdy podmiot gospodarki narodowej: formę prawną, adres, datę powstania i zakończenia działalności | Statusu VAT, zadłużenia i osób reprezentujących spółkę |
| Biała lista VAT | Status podatnika VAT na wybrany dzień i zgłoszone rachunki bankowe | Firm zwolnionych z VAT i tego, jak firma płaci innym |
| Krajowy Rejestr Zadłużonych | Upadłość, restrukturyzację i część egzekucji | Firmy, która nie płaci, ale jeszcze nie trafiła do sądu |
| RaportKontrahenta | Rejestr, status VAT, KRZ, aktywne długi i opinie o płatnościach na jednym ekranie z werdyktem | Firm zagranicznych i analizy sprawozdań finansowych |
Szczegółowe instrukcje dla pojedynczych rejestrów są na stronach sprawdzenie firmy w CEIDG, sprawdzenie firmy w KRS i firma po numerze REGON. Gdy masz tylko nazwę z oferty, zacznij od strony jak znaleźć firmę po nazwie.
Kiedy to ma znaczenie
Kto sprawdza, czy firma istnieje, przed pierwszą płatnością
Księgowość przed opłaceniem faktury od nowego dostawcy
Faktura od firmy, z którą nikt w zespole wcześniej nie pracował, przychodzi mailem z prośbą o pilny przelew. Pięć minut na raport kosztuje mniej niż odzyskiwanie przelewu z banku.
Sprzedawca przed wydaniem towaru na termin
Nowy klient chce 30 dni na pierwsze zamówienie. Najpierw potwierdzasz, że firma istnieje i działa, potem sprawdzasz, czy płaci innym. Więcej o tym na stronie sprawdzenie wypłacalności firmy.
Kupujący przed wpłatą zaliczki
Dostawca maszyn, mebli na wymiar albo usług budowlanych prosi o zaliczkę. Zaliczka dla firmy zawieszonej albo wykreślonej rzadko wraca.
Firma przed podpisaniem umowy ramowej
Przy umowie na rok albo dłużej sprawdzasz nie tylko wpis, ale też osoby uprawnione do podpisu. Umowa podpisana przez kogoś spoza zarządu spółki bywa trudna do wyegzekwowania.
Gdy firma istnieje, następne pytanie brzmi, czy zapłaci. Na nie odpowiadają strony sprawdzenie wypłacalności firmy i ocena wiarygodności kontrahenta.
Zanim zrobisz przelew
Jeden raport zamiast pięciu kart przeglądarki
Ręczne sprawdzenie nowego kontrahenta w CEIDG, KRS, REGON, na białej liście i w KRZ zajmuje kilkanaście minut, a przy kilku nowych firmach w tygodniu to godzina pracy księgowości. Raport zbiera te dane w kilka sekund i dokłada to, czego rejestry nie mają: długi wobec innych firm i opinie o płatnościach.
Sprawdzenie firmy po NIP
0 zł bez konta
Pełny raport od razu: rejestr, VAT, KRZ, aktywne długi i opinie o płatnościach. Do 20 raportów na dobę z jednego adresu.
Sprawdź firmęPytania
Istnienie firmy w pytaniach
Odpowiedzi na pytania, które ludzie wpisują w wyszukiwarkę, zanim zapłacą nieznanej firmie.
Jak sprawdzić czy firma istnieje?
Wpisz NIP albo nazwę firmy w CEIDG, jeśli to jednoosobowa działalność, albo w KRS, jeśli to spółka. Firma istnieje, gdy ma wpis ze statusem aktywnym. Przed płatnością sprawdź jeszcze białą listę VAT i porównaj rachunek z faktury z rachunkiem zgłoszonym w urzędzie.
Jak sprawdzić czy firma istnieje po NIP?
Wpisz dziesięciocyfrowy NIP w formularzu raportu albo w wyszukiwarce CEIDG, KRS czy białej listy VAT. Jeśli numer nie przechodzi sumy kontrolnej, jest błędny albo wymyślony. Jeśli przechodzi, ale żaden rejestr go nie zna, firma nie prowadzi działalności pod tym numerem.
Jak sprawdzić czy firma istnieje po nazwie?
Wpisz nazwę albo jej charakterystyczną część w wyszukiwarce firm i wybierz właściwy podmiot z listy po mieście i formie prawnej. Podobnych nazw bywa wiele, dlatego po znalezieniu firmy poproś kontrahenta o NIP i potwierdź, że to ten sam podmiot.
Jak sprawdzić czy firma istnieje w CEIDG?
Otwórz wyszukiwarkę CEIDG i wpisz NIP, REGON albo imię i nazwisko przedsiębiorcy. Wpis pokaże status działalności: aktywna, zawieszona albo wykreślona, a także datę rozpoczęcia i adres. Spółek handlowych w CEIDG nie znajdziesz, one są w KRS.
Czy firma może mieć NIP i nie istnieć?
Tak. NIP zostaje przy podmiocie także po zawieszeniu albo wykreśleniu działalności, więc stary numer na fakturze wygląda poprawnie. Dlatego liczy się status w CEIDG albo KRS i na białej liście na dzień płatności, a nie sam fakt, że numer istnieje.
Jak sprawdzić czy firma jest zawieszona?
Zawieszenie jednoosobowej działalności widać w CEIDG jako status zawieszony z datą. Spółka z KRS może zgłosić zawieszenie, a informacja trafia do rejestru. Raport po NIP pokazuje status od razu i oznacza go w werdykcie.
Czy kontrahent dowie się, że sprawdzałem jego firmę?
Nie. Raport widzisz tylko Ty, a sprawdzana firma nie dostaje żadnego powiadomienia.
Zobacz także
Sprawdź, czy firma istnieje, zanim zapłacisz pierwszą fakturę
Pełny raport jest od razu, bez konta i bez opłat.
Sprawdź firmę