Jak sprawdzić firmę transportową i przewoźnika przed zleceniem

W transporcie ryzyko jest inne niż przy zwykłej sprzedaży na termin. Hurtownia, która źle oceni klienta, traci zapłatę za towar. Nadawca albo spedytor, który wyda ładunek fałszywemu przewoźnikowi, traci cały towar w jednej chwili, a do tego musi tłumaczyć się klientowi, do którego ładunek nie dojechał. Ten poradnik jest dla trzech czytelników: producenta albo dystrybutora, który sam zamawia transport, spedycji, która podzleca przewozy, i przewoźnika, który bierze innego przewoźnika jako podwykonawcę.

Od czego zacząć sprawdzenie przewoźnika

Zacznij od numeru NIP, a nie od rozmowy o stawce. Przewoźnik, który działa legalnie, poda NIP od razu, bo i tak znajdzie się on na fakturze i w zleceniu. Z numerem w ręku sprawdzasz najpierw, czy firma istnieje i ma aktywny wpis w CEIDG albo KRS, a dopiero potem przechodzisz do dokumentów branżowych. Kolejność ma znaczenie: nie warto prosić o skan polisy firmy, której działalność jest zawieszona.

Sześć rzeczy do sprawdzenia przed wydaniem ładunku

Status i wiek firmy w rejestrze

Jednoosobowe firmy transportowe są w CEIDG, spółki w KRS. Patrzysz na status, datę rozpoczęcia działalności, adres i kody PKD. Wśród kodów PKD powinien być transport drogowy towarów albo, przy spedycji, działalność wspomagająca transport. Firma założona kilka tygodni temu nie jest od razu podejrzana, ale przy cennym ładunku to powód, żeby sprawdzić pozostałe punkty bardzo dokładnie. W spółkach zwróć uwagę na świeżą zmianę zarządu i siedziby. Przejęcie spółki z czystą historią tuż przed serią wyłudzeń to znany schemat w tej branży.

Licencja albo zezwolenie na przewóz

Zarobkowy przewóz rzeczy pojazdami powyżej 3,5 tony wymaga zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, a w przewozach międzynarodowych także licencji wspólnotowej. Od maja 2022 roku licencja wspólnotowa jest potrzebna również przy przewozach międzynarodowych lżejszymi pojazdami powyżej 2,5 tony. Spedytor, który pośredniczy w przewozie, powinien mieć licencję na pośrednictwo przy przewozie rzeczy. Dokumenty sprawdzisz w krajowym rejestrze przedsiębiorców transportu drogowego prowadzonym przez Głównego Inspektora Transportu Drogowego. Porównaj numer i dane firmy z kopią, którą dostałeś mailem.

Polisa OC przewoźnika

Polisa OCP pokrywa szkodę w ładunku, za którą odpowiada przewoźnik. Sam fakt jej posiadania to za mało. Sprawdź okres ważności, sumę gwarancyjną na jedno zdarzenie i wyłączenia. Najczęstsze wyłączenia dotyczą kradzieży z niestrzeżonego parkingu oraz towarów takich jak elektronika, alkohol, leki czy wyroby tytoniowe. Przy przewozie międzynarodowym na podstawie konwencji CMR odpowiedzialność przewoźnika jest ograniczona do 8,33 jednostki SDR za kilogram brakującej masy brutto, więc przy lekkim i drogim towarze odszkodowanie z samej konwencji bywa dużo niższe niż jego wartość. W razie wątpliwości zadzwoń do ubezpieczyciela i potwierdź, że polisa o tym numerze jest aktualna.

Rachunek bankowy na białej liście VAT

Fracht płacisz na rachunek z faktury, więc sprawdź, czy jest zgłoszony na białej liście przy tym samym NIP. Przy płatności powyżej 15 000 zł brutto przelew na rachunek spoza wykazu ma skutki podatkowe dla płacącego. Prośba o przelew na inne konto niż w wykazie, na przykład „tymczasowe” albo prywatne, to jeden z najmocniejszych sygnałów oszustwa.

Długi, upadłość i płatności wobec innych firm

Przewoźnik w restrukturyzacji albo z długami wobec stacji paliw i serwisów może zejść z trasy w połowie zlecenia albo podzlecić je komuś przypadkowemu, żeby zarobić na różnicy. Wpis w Krajowym Rejestrze Zadłużonych, aktywny dług zgłoszony przez wierzyciela i opinie innych firm o opóźnieniach pokazują, że firma ma kłopot z płynnością. Dla spedycji, która sama zleca przewozy na termin, to również informacja o kliencie: przewoźnik, który nie płaci innym, częściej sprzedaje swoje należności albo zrywa współpracę. Jak powstają opinie o płatnościach kontrahenta, opisujemy na osobnej stronie.

Zgodność kontaktu z danymi firmy

To punkt, który rejestr sprawdzi tylko połowicznie. Fałszywy przewoźnik zwykle nie zakłada firmy, tylko podaje się za istniejącą. Porównaj adres poczty z domeną strony firmy, numer telefonu z tym, który firma publikuje sama, i nazwisko osoby z tym, co wiesz o firmie. Przy pierwszym zleceniu zadzwoń na numer ze strony internetowej przewoźnika, a nie z podpisu maila, i zapytaj, czy to oni przyjęli ładunek.

Sygnały fałszywego przewoźnika

• Stawka wyraźnie poniżej rynku. Oszust nie zamierza płacić za paliwo ani kierowcy, więc może zaproponować każdą cenę.
• Konto na giełdzie ładunków założone niedawno albo dane firmy na koncie inne niż w rejestrze.
• Darmowa skrzynka pocztowa zamiast domeny firmy albo domena różniąca się od prawdziwej jedną literą.
• Zmiana numerów rejestracyjnych albo kierowcy w ostatniej chwili. Pojazd i kierowca na załadunku powinni zgadzać się z tym, co jest w zleceniu.
• Prośba o zaliczkę na paliwo albo o przelew na rachunek spoza białej listy.
• Zmiana miejsca rozładunku w trakcie przewozu, zgłoszona telefonicznie, a nie przez odbiorcę.

Pojedynczy sygnał nie przesądza sprawy, bo mała firma też może mieć kierowcę na zastępstwo. Dwa albo trzy naraz to powód, żeby wstrzymać załadunek do czasu wyjaśnienia. Więcej o tym, jak wyglądają takie wzorce w rejestrach, piszemy w poradniku nieuczciwi kontrahenci.

Ile sprawdzania przy jakim ładunku

Nie każdy przewóz wymaga tej samej procedury. Dział logistyki, który zleca kilkadziesiąt transportów w tygodniu, potrzebuje prostej reguły, którą każdy pracownik stosuje tak samo.

Ta sama zasada działa przy płatności frachtu. Przewoźnik, któremu płacisz po 60 dniach, kredytuje Ciebie, ale spedycja, która sama czeka na pieniądze od nadawcy, powinna przed dłuższym terminem sprawdzić wypłacalność firmy, która zleca przewóz.

Zapisy w zleceniu transportowym, które ograniczają ryzyko

• Zakaz dalszego podzlecania bez pisemnej zgody zleceniodawcy, z karą umowną.
• Dane pojazdu i kierowcy wpisane w zlecenie, z obowiązkiem zgłoszenia każdej zmiany przed załadunkiem.
• Wymagana suma OCP i klauzule dla danego towaru, z kopią polisy w załączniku.
• Parkingi strzeżone przy towarach z listy wyłączeń polisy.
• Płatność wyłącznie na rachunek z białej listy, wpisany w zlecenie.

Gdy to Ty jesteś przewoźnikiem i bierzesz podwykonawcę

Przewoźnik, który przyjął zlecenie i oddał je innej firmie, zwykle odpowiada wobec zleceniodawcy za szkodę tak, jakby wiózł sam. Jeśli podwykonawca okaże się fałszywy, wartość ładunku i spór z klientem zostają u Ciebie. Dlatego podwykonawców sprawdzasz tak samo jak nowych klientów: rejestr, dokumenty, polisa, biała lista i zgodność kontaktu. Raport po NIP pokazuje część z tego na jednym ekranie, bez konta i bez opłat, a sprawdzana firma nie dostaje powiadomienia.

Najważniejsze w skrócie

Przed wydaniem ładunku nowej firmie transportowej sprawdź NIP i status w rejestrze, licencję albo zezwolenie, ważną polisę OCP z sumą dopasowaną do towaru, rachunek na białej liście VAT, długi i wpisy w KRZ, a na końcu potwierdź telefonicznie, że osoba przyjmująca zlecenie naprawdę pracuje w tej firmie. Kilka minut przed załadunkiem jest tańsze niż reklamacja na wartość całego towaru.