Jak sprawdzić firmę, czy jest wiarygodna, zanim dasz jej termin płatności

Nowy klient zamawia towar za kilkanaście tysięcy złotych i prosi o fakturę z terminem 30 dni. Handlowiec ma ochotę od razu potwierdzić, bo zamówienie jest duże, a konkurencja czeka. To właśnie ten moment, w którym kilka minut sprawdzania oszczędza miesiące windykacji. Poniżej opisujemy sześć kroków, które wykonasz sam, bez umowy z biurem informacji gospodarczej i bez specjalistycznej wiedzy.

Dlaczego wiarygodność sprawdza się przed pierwszą fakturą

Termin płatności to kredyt, którego udzielasz kontrahentowi. Różnica między bankiem a Twoją firmą polega na tym, że bank sprawdza klienta zawsze, a firmy handlowe często wcale. Najwięcej problemów pojawia się przy pierwszej i drugiej transakcji: kontrahent nie ma jeszcze historii u Ciebie, a Ty nie wiesz, jak płaci innym.

Po wysłaniu towaru Twoja pozycja słabnie. Możesz wezwać do zapłaty, naliczyć odsetki, iść do sądu, ale każdy z tych kroków kosztuje czas i pieniądze. Przed wysyłką masz pełną swobodę: możesz dać termin, poprosić o przedpłatę, zmniejszyć pierwsze zamówienie albo odmówić. Dlatego sprawdzenie ma sens wtedy, gdy decyzja jeszcze nie zapadła.

1. Ustal, z kim naprawdę rozmawiasz

Zacznij od numeru NIP. Poproś o niego kontrahenta i nie opieraj się na nazwie z maila ani ze stopki. Nazwy firm się powtarzają, a podobne nazwy bywają wykorzystywane przez oszustów, którzy podszywają się pod znane spółki.

Z numerem NIP sprawdź firmę w odpowiednim rejestrze. Jednoosobowe działalności i spółki cywilne są w CEIDG, spółki handlowe w KRS. Porównaj nazwę, adres i osoby uprawnione do reprezentacji z danymi, które dostałeś w zamówieniu. Jeśli zamówienie podpisuje ktoś, kogo nie ma w KRS, zapytaj o pełnomocnictwo. Jak czytać oba rejestry, opisujemy na stronach sprawdzenie firmy w KRS i w CEIDG.

2. Sprawdź wiek i status działalności

W rejestrze znajdziesz datę rozpoczęcia działalności i status. Firma zawieszona, wykreślona albo w likwidacji nie powinna składać nowych zamówień na termin. Firma założona kilka tygodni temu nie musi być nieuczciwa, ale nie ma historii, na której możesz się oprzeć. Przy młodych firmach rozsądnie jest zacząć od przedpłaty albo mniejszej kwoty.

Zwróć uwagę na częste zmiany. Kilka zmian nazwy, siedziby albo zarządu w krótkim czasie to sygnał, który warto wyjaśnić przed podpisaniem umowy.

3. Sprawdź status VAT na białej liście

Wykaz podatników VAT, nazywany białą listą, pokazuje, czy firma jest czynnym podatnikiem VAT i jakie rachunki bankowe zgłosiła do urzędu skarbowego. To ważne z dwóch powodów. Firma wykreślona z rejestru VAT często ma problemy z urzędem, a płacąc na rachunek spoza białej listy powyżej 15 000 zł brutto, ryzykujesz własne konsekwencje podatkowe.

Jeśli kontrahent podaje do przedpłaty rachunek, którego nie ma na białej liście, nie płać, dopóki tego nie wyjaśnisz.

4. Sprawdź Krajowy Rejestr Zadłużonych

Krajowy Rejestr Zadłużonych pokazuje firmy w upadłości i w restrukturyzacji, a także te, wobec których prowadzono bezskuteczną egzekucję. Kontrahent w otwartym postępowaniu restrukturyzacyjnym może mieć ograniczone możliwości regulowania zobowiązań, a sprzedaż mu na termin wymaga dodatkowej ostrożności. Wpis w tym rejestrze to sygnał, którego nie wolno pominąć. Jak połączyć KRZ z pozostałymi źródłami w jedną ocenę, opisujemy na stronie sprawdzenie wypłacalności firmy.

5. Zapytaj o płatności innych

Rejestry mówią, czy firma istnieje i czy jest w kłopotach prawnych. Nie mówią, jak płaci. Tę wiedzę mają jej dotychczasowi dostawcy. Dlatego najwięcej wartości dają informacje o aktywnych długach zgłoszonych przez wierzycieli oraz opinie firm o płatnościach: płaci w terminie, płaci z opóźnieniem, nie zapłacił.

Pojedyncza negatywna opinia nie przesądza sprawy, bo każda współpraca ma swoją historię. Kilka opinii o opóźnieniach od różnych firm albo aktywny dług zgłoszony po procedurze to już wyraźny powód, żeby zmienić warunki. Jak czytać takie opinie, opisujemy na stronie opinie o płatnościach kontrahenta.

6. Podejmij decyzję i ją zapisz

Po sprawdzeniu masz trzy możliwości: termin płatności, przedpłata albo odmowa. Zapisz, co zdecydowałeś i dlaczego. Gdy klient wróci za trzy miesiące z większym zamówieniem, zobaczysz, na jakiej podstawie dałeś mu kredyt i czy coś się od tego czasu zmieniło.

Sprawdzaj także dostawców, nie tylko klientów

Te same kroki działają w drugą stronę. Gdy wpłacasz zaliczkę podwykonawcy albo dostawcy, to Ty udzielasz kredytu. Firma budowlana, która przelewa trzydzieści procent wartości zlecenia ekipie wykończeniowej, ryzykuje tak samo jak hurtownia wysyłająca towar na termin. Przed przelewem zaliczki sprawdź, czy dostawca jest aktywny w rejestrze, czy rachunek, który podaje, jest na białej liście, i czy nie ma wpisów w Krajowym Rejestrze Zadłużonych.

U dostawców zwracaj uwagę na inne sygnały niż u klientów. Ważne jest, czy firma ma doświadczenie w danym rodzaju prac, czy jej kod PKD pasuje do zlecenia i czy inne firmy piszą o niej, że dotrzymuje terminów. Dostawca w restrukturyzacji może nie mieć pieniędzy na materiały, a zaliczka zniknie w spłacie starszych zobowiązań. Pełną listę dla inwestorów i generalnych wykonawców znajdziesz w poradniku jak sprawdzić firmę budowlaną przed wpłatą zaliczki.

Przykład z praktyki

Hurtownia materiałów instalacyjnych dostaje mailem zamówienie od spółki z ograniczoną odpowiedzialnością o wartości netto 46 000 zł z terminem 30 dni. Handlowiec sprawdza NIP. Spółka istnieje od czterech lat, ale dwa miesiące temu zmienił się w niej zarząd i adres siedziby, a adres dostawy wskazany w zamówieniu to magazyn w innym województwie. Status VAT jest czynny, wpisów w KRZ brak. W opiniach dwie firmy piszą, że od lata spółka płaci z opóźnieniem kilkudziesięciu dni.

Żaden z tych sygnałów osobno nie przesądza sprawy. Razem dają jasny obraz: firma z historią, która niedawno zmieniła właściciela i zaczęła płacić gorzej. Hurtownia proponuje przedpłatę połowy kwoty i termin 14 dni na resztę. Klient się zgadza, a kolejne zamówienia zależą od tego, jak zapłaci tę pierwszą fakturę.

Lista kontrolna w jednej tabeli

Jak zrobić to w kilka minut

Każdy z kroków możesz wykonać ręcznie w osobnych wyszukiwarkach. Przy jednym kontrahencie miesięcznie to wystarczy. Gdy nowych firm jest kilka w tygodniu, ręczne sprawdzanie zaczyna być pomijane, bo zajmuje za dużo czasu. Raport o kontrahencie zbiera rejestry, status VAT, KRZ, aktywne długi i opinie w jeden ekran z werdyktem na górze. Wystarczy wpisać NIP na stronie głównej, żeby zobaczyć pełny raport bez konta i bez opłat.

Werdykt to wskazówka, a nie ocena kredytowa. Opisujemy dokładnie, jak powstaje werdykt raportu, żebyś wiedział, które sygnały ważą najwięcej. Z jednego adresu IP możesz sprawdzić do 20 firm na dobę.

Najczęstsze błędy przy sprawdzaniu

• Sprawdzanie po nazwie zamiast po NIP, co prowadzi do pomylenia firm o podobnych nazwach.
• Sprawdzanie raz na zawsze. Firma, która płaciła dobrze rok temu, może dziś być w restrukturyzacji.
• Zaufanie do dużego pierwszego zamówienia. Oszuści często zaczynają od kwot, które mają skusić.
• Brak zapisu decyzji, przez co nikt w firmie nie wie, dlaczego klient dostał termin.

Sprawdzenie nie gwarantuje zapłaty, ale zmienia rachunek ryzyka. Dajesz termin tym, którzy na niego zasłużyli, a od pozostałych bierzesz przedpłatę, zanim towar wyjedzie z magazynu.