Jak sprawdzić firmę budowlaną przed wpłatą zaliczki

Zaliczka to moment, w którym ryzyko przechodzi z wykonawcy na Ciebie. Do przelewu to Ty wybierasz, potem możesz już tylko czekać, czy ekipa przyjedzie. Ten poradnik jest dla dwóch czytelników: inwestora, który zleca budowę albo remont, i firmy, która bierze podwykonawcę do większego kontraktu. Obaj sprawdzają te same rzeczy, tylko z inną kwotą na szali.

Od czego zacząć sprawdzenie firmy budowlanej

Poproś o numer NIP przed pierwszym spotkaniem, a nie przy podpisywaniu umowy. Wykonawca, który działa legalnie, poda go bez wahania, bo i tak znajdzie się na fakturze. Odmowa albo wymijająca odpowiedź to sygnał, przy którym większość doświadczonych inwestorów kończy rozmowę.

Z numerem NIP sprawdzasz po kolei pięć rzeczy. Pierwsze trzy pochodzą z rejestrów państwowych, dwie kolejne z informacji od innych firm. Raport o kontrahencie zbiera je razem, a na stronie sprawdzenie wypłacalności firmy opisujemy, które z nich najmocniej zapowiadają kłopoty z płatnościami.

Pięć rzeczy do sprawdzenia przed wpłatą zaliczki

Status i data rejestracji firmy

Ekipy budowlane to najczęściej jednoosobowe działalności, więc zaczynasz od CEIDG, a przy spółkach od KRS. Patrzysz na status (aktywna, zawieszona, wykreślona), datę rozpoczęcia działalności i adres. Porównaj datę z tym, co wykonawca mówi o sobie. Firma chwaląca się piętnastoma latami na rynku, zarejestrowana pół roku temu, mogła po prostu przejąć ludzi po poprzedniej działalności, ale równie dobrze mogła zostawić za sobą długi i zacząć od nowa pod inną nazwą. Krok po kroku opisujemy to przy stronach sprawdzenie firmy w CEIDG i sprawdzenie firmy w KRS.

Kody PKD i uprawnienia

Firma budowlana powinna mieć w rejestrze kody z działu 41, 42 albo 43 (budowa budynków, inżynieria lądowa, roboty specjalistyczne). Brak takiego kodu nie przekreśla wykonawcy, ale warto zapytać, skąd ta różnica. Jeśli umowa przewiduje kierownika budowy, poproś o jego imię i numer uprawnień, a następnie sprawdź je w centralnym rejestrze osób z uprawnieniami budowlanymi prowadzonym przez Główny Urząd Nadzoru Budowlanego. Elektrycy i instalatorzy gazowi powinni pokazać aktualne świadectwa kwalifikacyjne.

Upadłość, restrukturyzacja i egzekucje

Krajowy Rejestr Zadłużonych pokazuje firmy w upadłości i restrukturyzacji. Budowlanka należy do branż, w których takich wpisów jest najwięcej, bo jedna niezapłacona faktura od generalnego wykonawcy potrafi pociągnąć za sobą całą ekipę. Wykonawca z otwartym postępowaniem nie powinien dostać zaliczki w ogóle. Jeśli wpis dotyczy restrukturyzacji, firma może dalej pracować, ale wtedy płacisz wyłącznie za wykonane i odebrane etapy.

Długi wobec hurtowni i podwykonawców

Ekipa, która nie płaci hurtowni, za kilka tygodni nie dostanie materiału na Twoją budowę. Aktywny dług zgłoszony przez wierzyciela po sprawdzeniu dokumentów to sygnał, że firma ma już kłopot z płynnością. Dla generalnego wykonawcy to podwójne ryzyko: podwykonawca z długami częściej schodzi z budowy w połowie etapu, a wtedy termin dla inwestora się sypie. Generalny wykonawca znajdzie pełną procedurę na stronie weryfikacja podwykonawcy.

Opinie innych zleceniodawców o płatnościach i terminach

Portale z ogłoszeniami pokazują zdjęcia ładnych łazienek. Mniej mówią o tym, czy firma rozliczyła się z poprzednimi kontrahentami. Opinie firm, które z wykonawcą pracowały, pokazują, czy płaci w terminie, z opóźnieniem, czy wcale. Jak takie opinie powstają i dlaczego nie liczymy z nich średniej, opisujemy na stronie opinie o płatnościach kontrahenta.

Sygnały ostrzegawcze typowe dla budowlanki

• Termin od zaraz. Dobre ekipy mają kalendarz zajęty na miesiące. Wolny termin w szczycie sezonu bywa przypadkiem, ale w połączeniu z naciskiem na szybki przelew powinien zapalić lampkę.
• Zaliczka na całość materiału z góry. Rozsądny wykonawca kupuje materiał etapami albo prosi, żebyś zapłacił bezpośrednio hurtowni.
• Prośba o przelew na prywatne konto. Przy fakturze dla firmy sprawdź, czy rachunek jest na białej liście VAT. Przy przelewie powyżej 15 000 zł brutto ma to znaczenie podatkowe dla płacącego przedsiębiorcy.
• Brak pisemnej umowy. Kosztorys w wiadomości z telefonu nie zastąpi umowy o roboty budowlane z harmonogramem i zasadami odbioru.
• Częste zmiany nazwy albo adresu w rejestrze. Kilka zmian w ciągu roku, nowy wspólnik i nowa siedziba to obraz, który warto zestawić z opiniami i długami.

Ile zaliczki dla firmy budowlanej i jak ją rozłożyć

Nie ma przepisu, który ustala wysokość zaliczki, więc liczy się umowa. W praktyce przy remontach i budowach domów spotyka się zaliczki od 10 do 30 procent wartości pierwszego etapu. Bezpieczna zasada brzmi: zaliczka nie większa niż koszt materiału, który za chwilę zobaczysz na placu budowy, i pracy, którą ekipa wykona w pierwszym tygodniu.

Szerzej o tym, jak dobierać warunki do wyniku sprawdzenia i marży, piszemy w poradniku zaliczka czy termin płatności. Zasady są te same, czy płacisz, czy sprzedajesz.

Umowa, która chroni zaliczkę

Sprawdzenie firmy zmniejsza ryzyko, umowa je ogranicza. Kilka zapisów, które warto mieć w każdej umowie o roboty budowlane:

• Harmonogram z etapami i kwotami. Każdy etap ma zakres, termin i cenę. Płacisz po odbiorze etapu, a nie według kalendarza.
• Zaliczka czy zadatek. Nazwij wpłatę wprost. Zadatek ma inne skutki niż zaliczka, gdy któraś strona odstąpi od umowy, a przy sporze nazwa ma znaczenie.
• Protokół odbioru. Podpisany przy każdym etapie, ze zdjęciami i listą usterek do poprawienia.
• Kara umowna za zwłokę. Określona kwotowo za dzień albo procentowo od wartości etapu.
• Kaucja gwarancyjna. Przy większych kontraktach zatrzymanie kilku procent wynagrodzenia do końca okresu rękojmi albo gwarancji.
• Polisa OC wykonawcy. Kopia aktualnej polisy w załączniku.

Przy dużych kontraktach treść umowy warto przejrzeć z prawnikiem. To koszt rzędu kilkuset złotych przy budowie wartej kilkaset tysięcy.

Gdy to Ty jesteś generalnym wykonawcą

Firma, która bierze podwykonawców, sprawdza ich częściej niż inwestor prywatny, bo robi to przy każdym kontrakcie. Do tego dochodzi przepis, o którym wielu wykonawców przypomina sobie za późno: inwestor i wykonawca mogą odpowiadać solidarnie za zapłatę wynagrodzenia podwykonawcy, którego zakres prac został inwestorowi zgłoszony. Jeśli Twój podwykonawca ma kłopoty z płatnościami wobec swoich ludzi i dostawców, problem szybko staje się Twój.

Dlatego generalni wykonawcy sprawdzają podwykonawców przed podpisaniem umowy, a potem sprawdzają ich ponownie przed każdą kolejną płatnością etapu. Nowy dług albo wpis w KRZ zauważony w połowie kontraktu daje czas na zabezpieczenie płatności, zanim ekipa zejdzie z placu. Raport po NIP jest bez konta i bez opłat.

Najważniejsze w skrócie

Przed zaliczką dla firmy budowlanej sprawdź NIP w rejestrze, datę rejestracji, wpis w KRZ, aktywne długi i opinie o płatnościach. Zaliczkę ogranicz do pierwszego etapu i materiału, który zobaczysz na budowie, a resztę płać po protokołach odbioru. Jeden raport po NIP pokaże te informacje na jednym ekranie, zanim wykonawca zadzwoni z pytaniem o przelew.