Nieuczciwi kontrahenci i sygnały w rejestrach widoczne przed podpisaniem umowy

Nieuczciwy kontrahent to nie zawsze oszust z fałszywymi dokumentami. Częściej to firma, która zamawia z góry wiedząc, że nie zapłaci, albo taka, która od miesięcy płaci tylko tym, którzy najmocniej naciskają. W obu przypadkach różnica między dobrym a złym klientem jest widoczna wcześniej, niż się wydaje. Poniżej opisujemy dziewięć sygnałów, które da się zauważyć przed wysyłką towaru.

Sygnały w danych rejestrowych

1. Spółka założona niedawno albo świeżo kupiona

Nowa spółka nie ma historii płatności, a jej wspólnicy nie ryzykują wiele. Jeszcze ostrożniej warto podchodzić do spółek kupionych z rynku gotowych spółek, gdy kilka tygodni przed pierwszym zamówieniem zmienił się zarząd, wspólnicy i siedziba. Taką zmianę widać w KRS w historii wpisów. Opisujemy to na stronie sprawdzenie firmy w KRS.

2. Częste zmiany zarządu i adresu

Kilka zmian prezesa albo siedziby w ciągu roku zwykle ma swoje powody, ale rzadko są to powody dobre dla wierzycieli. Spółka, która zmienia adres co kilka miesięcy, utrudnia doręczanie pism, a zmiana osób w zarządzie bywa sposobem na uniknięcie odpowiedzialności.

3. Adres wirtualnego biura przy dużych zamówieniach

Wirtualne biuro to legalne rozwiązanie dla wielu małych firm. Problem pojawia się, gdy firma bez magazynu, pracowników i historii zamawia towar za dziesiątki tysięcy złotych z dostawą pod inny adres niż siedziba. Zapytaj, dokąd idzie towar i dlaczego.

4. Kod PKD niepasujący do zamówienia

Firma zarejestrowana jako biuro rachunkowe, która nagle zamawia stal zbrojeniową albo elektronikę w hurtowych ilościach, może działać zgodnie z prawem, ale warto zadać pytanie. Niedopasowanie PKD to częsty ślad zamówień pod przykryciem, gdy ktoś wykorzystuje firmę z czystą historią.

Sygnały w statusie podatkowym i prawnym

5. Brak czynnego VAT albo rachunek spoza białej listy

Firma wykreślona z rejestru VAT albo podająca rachunek, którego nie ma w wykazie, to sygnał o problemach z urzędem skarbowym. Przy płatnościach powyżej 15 000 zł brutto zapłata na rachunek spoza wykazu niesie też ryzyko podatkowe dla płacącego.

6. Wpisy w Krajowym Rejestrze Zadłużonych

Upadłość, restrukturyzacja albo bezskuteczna egzekucja oznaczają, że firma ma kłopoty, o których wiedzą już sądy. W restrukturyzacji wierzytelności sprzed otwarcia postępowania często spłacane są częściowo i z opóźnieniem. Sprzedaż na termin takiemu kontrahentowi wymaga zabezpieczenia.

Sygnały od innych firm

7. Aktywny dług zgłoszony przez wierzyciela

Informacja o aktywnym długu pochodzi od firmy, która nie dostała zapłaty, i jest publikowana dopiero po procedurze: dokumentach, wezwaniu, zawiadomieniu dłużnika i 14 dniach bez sprzeciwu. Jak to działa krok po kroku, opisują zasady publikacji informacji o długach. Taki dług to fakt, a nie opinia.

8. Opinie o opóźnieniach od kilku firm

Jedna negatywna opinia może wynikać ze sporu o jakość towaru. Kilka opinii od różnych firm, że kontrahent płaci z opóźnieniem albo nie zapłacił, układa się już we wzór. Czytaj treść opinii, a nie tylko etykiety, bo w treści widać, czy chodzi o kilka dni, czy o miesiące.

Sygnały w samej rozmowie

9. Presja czasu i nietypowe warunki

• Pierwsze zamówienie jest wyjątkowo duże, a klient nie negocjuje ceny.
• Klient naciska na natychmiastową wysyłkę przed weekendem albo świętami.
• Prosi o dostawę pod adres inny niż siedziba i inny niż w poprzednich rozmowach.
• Komunikuje się tylko z prywatnego adresu e-mail albo komunikatora.
• Obiecuje szybką zapłatę, ale nie zgadza się na przedpłatę nawet części kwoty.

Sygnały w jednej tabeli

Co robić, gdy widzisz sygnał

Pojedynczy sygnał nie przesądza, że kontrahent jest nieuczciwy. Dwa albo trzy naraz to wyraźny powód, żeby zmienić warunki. Masz kilka możliwości, od najłagodniejszej:

1. Zadaj pytanie i poproś o wyjaśnienie. Uczciwa firma zwykle odpowiada bez problemu.
2. Zmniejsz pierwsze zamówienie albo skróć termin płatności.
3. Poproś o przedpłatę części albo całości.
4. Zaproponuj zabezpieczenie: gwarancję, weksel, płatność etapami.
5. Odmów współpracy na termin i zaproponuj sprzedaż za przedpłatą.

Odmowa terminu nie musi oznaczać utraty klienta. Firma, która ma pieniądze i chce współpracować, zwykle zgadza się na przedpłatę przy pierwszym zamówieniu.

Zapisz, co zauważyłeś i co postanowiłeś. Jeśli kontrahent wróci za kilka miesięcy, łatwiej porównasz, czy sytuacja się poprawiła, czy pogorszyła. Gdy w firmie decyzje podejmuje kilka osób, wspólny zapis chroni przed sytuacją, w której klient odrzucony przez jednego handlowca dostaje termin u drugiego.

Gdy sygnały pojawiają się u stałego klienta

Nieuczciwość nie zawsze jest widoczna od początku. Klient, który przez dwa lata płacił w terminie, może wpaść w kłopoty i zacząć traktować dostawców jak bank. Typowy przebieg wygląda tak: zamówienia rosną, płatności się wydłużają, pojawiają się prośby o przesunięcie terminu, a na koniec duże zamówienie tuż przed złożeniem wniosku o restrukturyzację.

Dlatego stałych klientów też warto obserwować. Sygnały do zauważenia to:

• wydłużające się opóźnienia przy kolejnych fakturach, nawet o kilka dni,
• nagły wzrost zamówień bez wyjaśnienia, przy jednoczesnych zaległościach,
• zmiana zarządu, wspólników albo siedziby w KRS,
• nowe opinie innych firm o opóźnieniach i nowe aktywne długi,
• otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego w Krajowym Rejestrze Zadłużonych.

Przy pierwszych sygnałach zatrzymaj wzrost limitu i skróć termin. Przy wpisie w KRZ sprawdź, czy Twoje dotychczasowe należności zostały objęte postępowaniem, i sprzedawaj dalej tylko za przedpłatą.

Przykład z branży budowlanej

Generalny wykonawca szuka podwykonawcy do robót elektrycznych i dostaje ofertę od spółki, która proponuje cenę o jedną piątą niższą od pozostałych. Spółka prosi o zaliczkę na materiały. W KRS widać, że została zarejestrowana pół roku temu, a trzy miesiące temu zmieniła zarząd. Kod przeważający to sprzedaż hurtowa odzieży. Brak opinii i długów, bo firma praktycznie nie ma historii.

Każdy z tych sygnałów osobno ma niewinne wyjaśnienie. Razem z ceną poniżej rynku i prośbą o zaliczkę tworzą obraz, który wymaga ostrożności. Wykonawca proponuje płatność za materiał dostarczony na budowę zamiast zaliczki z góry i prosi o referencje z dwóch poprzednich realizacji. Spółka wycofuje ofertę.

Pełną procedurę dla generalnych wykonawców, razem z odpowiedzialnością za dalszych podwykonawców i płatnościami na białą listę, opisujemy na stronie weryfikacja podwykonawcy.

Jak nie przegapić sygnałów

Większość tych informacji jest jawna, ale rozproszona. Raport o kontrahencie po numerze NIP pokazuje w jednym miejscu dane z rejestrów, status VAT, wpisy w KRZ, aktywne długi i opinie, a na górze werdykt w jednym zdaniu. Raport zobaczysz bez konta i bez opłat na stronie głównej. Firmy, z którymi już pracujesz, warto sprawdzić ponownie przed każdym większym zamówieniem, bo raport zawsze pokazuje stan bieżący: nowy dług, wpis w KRZ albo zmianę w rejestrze.