Zaliczka czy termin płatności przy pierwszym zamówieniu nowego klienta

Każda firma sprzedająca innym firmom staje przed tym pytaniem kilka razy w miesiącu. Klient prosi o termin, bo tak jest przyjęte w branży, a Ty nie wiesz, czy zapłaci. Zaliczka chroni przed stratą, ale może zniechęcić dobrego klienta. Termin pomaga sprzedać, ale zamienia Cię w kredytodawcę. Poniżej opisujemy, jak podjąć tę decyzję szybko i w powtarzalny sposób.

Ile naprawdę kosztuje niezapłacona faktura

Strata z niezapłaconej faktury to nie tylko jej kwota netto. Tracisz koszt towaru albo pracy, a żeby odrobić tę stratę, musisz sprzedać wielokrotnie więcej. Przy marży 10 procent niezapłacona faktura na 20 000 zł wymaga dodatkowej sprzedaży za około 200 000 zł, żeby wyjść na zero. Do tego dochodzi czas na wezwania, koszty sądowe i podatek VAT, który często trzeba odprowadzić, zanim klient zapłaci.

Dlatego decyzja o terminie powinna być proporcjonalna do kwoty. Mała faktura na termin dla nowego klienta to akceptowalne ryzyko. Duża faktura dla firmy, o której nic nie wiesz, to zakład, którego nikt rozsądny by nie przyjął w innych okolicznościach.

Trzy pytania przed decyzją

Co wiesz o kliencie

Sprawdź firmę po numerze NIP: rejestr, wiek, status VAT, wpisy w Krajowym Rejestrze Zadłużonych, aktywne długi i opinie innych firm o płatnościach. Opisujemy to krok po kroku w poradniku jak sprawdzić firmę, czy jest wiarygodna. Brak sygnałów ostrzegawczych i kilka lat działalności to argument za terminem. Młoda firma bez historii albo aktywny dług to argument za zaliczką.

Ile wynosi zamówienie wobec Twojej marży

Policz, ile sprzedaży musiałbyś zrobić, żeby odrobić stratę z tego jednego zamówienia. Jeśli wynik Cię niepokoi, zamówienie jest za duże na termin bez zabezpieczenia.

Czy da się odzyskać towar albo przerwać usługę

Towar standardowy, który można odebrać i sprzedać dalej, zmniejsza ryzyko. Towar na zamówienie, zamontowany u klienta albo zużyty w produkcji, nie wróci. Usługa wykonana w całości też nie wróci. Przy usługach rozłożonych w czasie możesz rozliczać się etapami i wstrzymać pracę, gdy klient nie płaci.

Tabela decyzji

Warianty pośrednie

Wybór nie musi być zero jedynkowy. Między pełną przedpłatą a terminem 30 dni jest kilka rozwiązań, które dobrze działają przy nowych klientach:

• Zaliczka częściowa. Klient płaci część z góry, resztę w terminie. Zaliczka zwykle pokrywa koszt towaru, więc w najgorszym przypadku tracisz marżę, a nie pieniądze.
• Krótki termin. 7 albo 14 dni zamiast 30. Szybko sprawdzisz, czy klient płaci, zanim złoży kolejne zamówienie.
• Płatność etapami. Przy usługach i dużych dostawach faktura po każdym etapie. Kolejny etap rusza po zapłacie poprzedniego.
• Rosnący limit. Pierwsze zamówienie małe na termin, każde kolejne większe po terminowej zapłacie poprzedniego.
• Zabezpieczenie. Weksel, gwarancja bankowa albo ubezpieczenie należności przy dużych kontraktach.

Przykład z liczbami

Producent mebli biurowych dostaje zamówienie od nowego klienta: 40 stanowisk dla firmy, która urządza biuro, wartość netto 52 000 zł. Marża producenta to 18 procent, a meble są robione na wymiar w kolorze wybranym przez klienta, więc nie da się ich sprzedać nikomu innemu. Klient prosi o termin 30 dni od dostawy.

Sprawdzenie pokazuje spółkę działającą od pięciu lat, z czynnym VAT, bez wpisów w KRZ i bez aktywnych długów, z jedną opinią o terminowych płatnościach. Ocena klienta jest dobra, ale towar jest nie do odzyskania, a strata z niezapłaconej faktury wymagałaby dodatkowej sprzedaży za prawie 290 000 zł. Producent proponuje zaliczkę 40 procent przy zamówieniu, pokrywającą koszt płyt i okuć, oraz termin 30 dni na resztę. Klient przyjmuje warunki bez dyskusji, bo przy meblach na wymiar to standard.

Gdyby to samo zamówienie dotyczyło standardowych krzeseł z magazynu, przy tak dobrym wyniku sprawdzenia producent mógłby dać termin na całość, bo w najgorszym razie odebrałby towar i sprzedał go dalej.

Zaliczka a dokumenty

Otrzymana zaliczka u czynnego podatnika VAT co do zasady rodzi obowiązek podatkowy w dniu jej wpływu, więc wystawiasz fakturę zaliczkową, a po dostawie fakturę końcową. Przy przedpłacie całości wiele firm wystawia najpierw fakturę proforma, a fakturę VAT po zaksięgowaniu wpłaty. Zapisz w zamówieniu albo umowie, czy zaliczka jest zwykłą zaliczką, czy zadatkiem, bo od tego zależą skutki, gdy klient odstąpi od umowy. Przy większych kwotach warto skonsultować treść umowy z prawnikiem.

Jak rozmawiać z klientem o zaliczce

Prośba o zaliczkę nie jest oznaką braku zaufania, tylko standardową procedurą dla nowych kontrahentów. Powiedz to wprost: przy pierwszym zamówieniu pracujemy z przedpłatą, a po dwóch albo trzech terminowych płatnościach przechodzimy na termin. Taka zasada, stosowana wobec wszystkich, rzadko kogoś obraża. Firmy z kłopotami finansowymi często wtedy rezygnują, co samo w sobie jest cenną informacją.

Unikaj tłumaczenia się wynikami sprawdzenia. Nie musisz mówić klientowi, że widziałeś opinie o jego opóźnieniach. Wystarczy, że zastosujesz swoją zasadę.

Kiedy przejść z zaliczki na termin

Zaliczka przy pierwszym zamówieniu nie musi być zasadą na zawsze. Ustal z góry, po ilu terminowych płatnościach klient dostaje termin i w jakim limicie. Najczęściej wystarczają dwie albo trzy faktury opłacone na czas. Przed przejściem na termin sprawdź klienta jeszcze raz, bo od pierwszego zamówienia mogło się coś zmienić: nowy zarząd, wpis w KRZ albo opinie innych firm o opóźnieniach. Klient, który wie, że terminowe płatności otwierają lepsze warunki, ma dodatkowy powód, żeby płacić na czas.

Zapisz decyzję i wróć do niej

Każda decyzja o terminie powinna mieć krótki zapis: co zdecydowano, kto i dlaczego. Po kilku miesiącach zobaczysz, które zasady działały. Może się okazać, że termin 30 dni dla firm starszych niż dwa lata jest bezpieczny, a problemy wynikają z jednej branży albo z jednego handlowca, który pomija sprawdzanie. Jak ułożyć to w zespole, opisujemy w poradniku z listą kontrolną przed umową z nowym klientem.

Sprawdzenie w kilka sekund

Najtrudniejsze w całej decyzji jest zdobycie informacji o kliencie, gdy ten czeka na odpowiedź. Raport o kontrahencie po numerze NIP pokazuje rejestry, status VAT, KRZ, aktywne długi i opinie w jednym miejscu, a werdykt na górze mówi wprost, czy rozważyć termin, czy przedpłatę. Jak powstaje ten werdykt i które sygnały ważą najwięcej, opisujemy na stronie jak oceniamy. Raport działa bez konta i bez opłat.

Jedna niezapłacona faktura na kilkanaście tysięcy złotych kosztuje więcej niż kilka lat sprawdzania kontrahentów. Ten rachunek zwykle rozstrzyga sprawę.