Lista kontrolna przed umową z nowym klientem dla działu sprzedaży

W wielu firmach o terminie płatności dla nowego klienta decyduje ten, kto przyjmuje zamówienie, i robi to w biegu. Jeden handlowiec sprawdza każdego, drugi nikogo, a trzeci tylko tych, którzy wydają mu się podejrzani. Lista kontrolna wyrównuje te różnice. Nie chodzi o biurokrację, tylko o to, żeby każda nowa firma przeszła przez te same pytania, a decyzja była zapisana.

Kiedy lista jest obowiązkowa

Ustal prosty próg. Najczęściej sprawdza się zasada, że listę wypełnia się przy każdym nowym kontrahencie, który chce zapłacić po wysyłce towaru albo wykonaniu usługi, oraz przy każdym istniejącym kliencie, gdy zamówienie przekracza dotychczasową najwyższą kwotę o połowę. Przy przedpłacie lista nie jest potrzebna, bo nie udzielasz kredytu.

Próg zapisz w polityce sprzedaży i powiedz o nim wszystkim handlowcom. Jak zbudować taką politykę dla całej firmy, opisujemy na stronie dla zarządu.

1. Tożsamość i reprezentacja

• Masz numer NIP od klienta, nie tylko nazwę z maila.
• Nazwa i adres w zamówieniu zgadzają się z CEIDG albo KRS.
• Osoba podpisująca zamówienie jest w rejestrze albo przysłała pełnomocnictwo.
• Adres e-mail klienta jest w domenie firmy albo potwierdziłeś zamówienie telefonicznie pod numerem z innego źródła niż mail.

Ten punkt chroni przed podszywaniem się pod znane firmy. Oszuści zamawiają towar w imieniu istniejącej spółki, podając adres dostawy, który z nią nie ma nic wspólnego. Jak odróżnić prawdziwą firmę od podszycia, opisujemy na stronie jak sprawdzić czy firma istnieje.

2. Status w rejestrach

• Firma jest aktywna, nie zawieszona, nie w likwidacji.
• Data rozpoczęcia działalności jest znana. Firma młodsza niż 6 miesięcy dostaje domyślnie przedpłatę.
• Firma jest czynnym podatnikiem VAT na białej liście, a rachunek do ewentualnych rozliczeń jest w wykazie.
• Brak wpisów w Krajowym Rejestrze Zadłużonych: upadłości, restrukturyzacji, bezskutecznej egzekucji.
• Kod PKD pasuje do tego, co klient zamawia. Jak go czytać, piszemy w poradniku o sprawdzaniu PKD firmy.

3. Długi i opinie o płatnościach

• Brak aktywnych długów zgłoszonych przez wierzycieli.
• Opinie innych firm o płatnościach przeczytane, z uwagą na powtarzające się opóźnienia.
• Jeśli jest aktywny dług, decyzję podejmuje kierownik, nie handlowiec.

To jedyny punkt, którego nie wypełnisz z rejestrów państwowych. Informacja o tym, jak firma płaci innym, pochodzi od jej kontrahentów. Na tym opiera się raport o kontrahencie, który pokazuje status długów i liczniki opinii obok danych z rejestrów.

4. Kwota wobec progu

Ustal limit kredytu kupieckiego dla nowego klienta bez historii. Typowe podejście to limit równy średniej wartości faktury dla nowego klienta w Twojej firmie i termin nie dłuższy niż 14 dni przy pierwszym zamówieniu. Powyżej limitu część płatna z góry, poniżej termin. Limit rośnie po kilku terminowych płatnościach.

5. Zapisana decyzja

Ostatni punkt to zapis. Wystarczą trzy pola: decyzja (termin, przedpłata, odmowa), kto ją podjął i jedno zdanie uzasadnienia. Bez zapisu lista kontrolna zamienia się w formalność, której nikt nie może potem sprawdzić. Z zapisem kierownik widzi, które decyzje się sprawdziły, a audytor dostaje odpowiedź na pytanie, dlaczego klient z długiem dostał termin.

Do zapisu wystarczy wspólny arkusz albo pole w systemie sprzedaży, ważne, żeby każdy handlowiec wpisywał decyzję w to samo miejsce.

Wersja do wydruku

1. NIP od klienta, dane zgodne z rejestrem, reprezentacja potwierdzona.
2. Firma aktywna, wiek znany, VAT czynny, brak wpisów w KRZ, PKD pasuje do zamówienia.
3. Brak aktywnych długów, opinie o płatnościach przeczytane.
4. Kwota w limicie dla nowego klienta albo część płatna z góry.
5. Decyzja zapisana: termin, przedpłata albo odmowa, kto i dlaczego.

Pięć punktów mieści się na jednej kartce przy biurku handlowca. Jeśli punkt 2 i 3 wykonujesz raportem po numerze NIP, cała lista zajmuje mniej czasu niż przygotowanie oferty.

Przykład wypełnionej listy

Dystrybutor opakowań dostaje zapytanie od nowej firmy z branży spożywczej. Zamówienie o wartości netto 24 000 zł, prośba o termin 30 dni. Handlowiec przechodzi przez listę. Punkt 1: NIP zgadza się z KRS, zamówienie podpisuje członek zarządu, adres e-mail jest w domenie firmy. Punkt 2: spółka działa trzy lata, VAT czynny, brak wpisów w KRZ, kod przeważający to produkcja żywności, więc opakowania pasują. Punkt 3: brak aktywnych długów, jedna opinia od innej firmy, że płaci w terminie.

Punkt 4: limit dla nowego klienta w tej firmie to 15 000 zł. Zamówienie go przekracza, więc handlowiec proponuje termin 30 dni na 15 000 zł i przedpłatę reszty albo podział dostawy na dwie części. Punkt 5: decyzja zapisana jako termin w limicie z częściową przedpłatą, z nazwiskiem handlowca i krótką notatką. Cała procedura zajęła kilka minut, a klient dostał propozycję tego samego dnia.

Jak lista zmienia rozmowę z klientem

Handlowcy często obawiają się, że sprawdzanie i przedpłaty zniechęcą klientów. W praktyce dzieje się odwrotnie. Gdy zasada jest jasna i stosowana wobec wszystkich, rozmowa jest prostsza: „u nas pierwsze zamówienie powyżej limitu idzie z częściową przedpłatą”. Handlowiec nie musi nikogo oceniać ani się tłumaczyć. Zasada mówi za niego.

Lista daje też handlowcowi argument wewnątrz firmy. Gdy kierownik pyta, dlaczego klient dostał termin, wystarczy pokazać zapis. Gdy klient później nie zapłaci, wiadomo, że decyzja była zgodna z procedurą, a problem trzeba szukać w samej procedurze, nie w człowieku.

Jak wdrożyć listę w zespole

Zacznij od jednego miesiąca próby. Poproś handlowców, żeby wypełniali listę przy każdym nowym kliencie, i po miesiącu sprawdź, ile decyzji zmieniła. Zwykle okazuje się, że kilka zamówień poszło na przedpłatę zamiast na termin i że przynajmniej jeden z tych klientów miał już kłopoty z płatnościami u innych.

Wyznacz osobę odpowiedzialną za listę, najczęściej kierownika sprzedaży albo kogoś z działu finansów. Ta osoba raz w miesiącu przegląda zapisane decyzje, zbiera pytania handlowców i poprawia progi. Po kwartale lista powinna być dopasowana do Twojej branży: inne limity sprawdzą się w hurtowni spożywczej, inne w firmie budowlanej czy agencji usługowej.

Lista działa, gdy jest szybka. Jeśli handlowiec musi otworzyć pięć wyszukiwarek, zacznie ją pomijać. Dlatego warto dać zespołowi jedno miejsce do sprawdzania: raport po NIP na stronie głównej działa bez konta i bez opłat, a pełny opis tego, co składa się na ocenę wiarygodności kontrahenta, znajdziesz na stronie o wiarygodności kontrahenta.

Czego lista nie zastąpi

Lista kontrolna nie zastępuje dobrej umowy ani zabezpieczeń przy dużych kontraktach. Przy zamówieniach znacznie powyżej limitu rozważ gwarancję, weksel, ubezpieczenie należności albo płatność etapami. Lista mówi, kiedy takie zabezpieczenia są potrzebne. Nie decyduje też za człowieka: werdykt raportu i wynik listy to wskazówki, a odpowiedzialność za decyzję zostaje przy tym, kto ją podpisał.